با رشد روزافزون اهمیت استفاده از داده‌ها در تصمیم‌گیری به‌ویژه با نظر به سطوح عالی نهادهای بخش عمومی، رویکردهایی برای تصمیم‌گیری در این حوزه با محوریت نقش داده‌ها و تحلیل‌های برآمده از آن وجود دارد. در یک بررسی کلی دو طیف که این نگاه را نمایندگی کرده عبارت‌اند از (جزئیات بیشتر در شکل زیر آمده است): 1- تصمیم‌گیری صرف مبتنی بر داده و نتایج حاصل از آن (Data Driven) و 2- تصمیم‌گیری همراه با داده و تحلیل‌های مرتبط در کنار لحاظ سایر عوامل (Data Informed). گزارش تحلیلی حاضر بر نگاه اول این رویکرد، اتکا بیشتری داشته و از این مجرا به نهادهای عمومی نظر دارد. سازمان‌های بخش عمومی ایالات متحده (که مورد مطالعه این پژوهش است) با به‌کارگیری داده‌ها و قابلیت‌های تجزیه‌وتحلیل سریع و مؤثر، برنامه‌ها و نوآوری‌هایی را پیرامون نحوه نهادینه‌سازی تصمیم‌گیری داده‌محور در همه سطوح دولت ارائه می‌دهند.
به گزارش مؤسسه جهانی مکینزی، استفاده از داده و تجزیه‌وتحلیل در بخش‌های عمومی و اجتماعی می‌تواند در سال، ارزشی معادل 1.2 تریلیون دلار را به وجود آورد. در دو سال و نیم گذشته، هیچ کمبودی در موارد جدید استفاده از تجزیه‌وتحلیل بخش عمومی که این ارزش بالقوه را نشان دهد، مشاهده نشده است. نهادهای دولتی سیستم اطلاعاتی همه‌گیر و آنی ایجاد نموده، نقشه‌های مکانی را برای طراحی مسیرهای جدید حمل و نقل عمومی به کار گرفته و با تجزیه‌وتحلیل تمایلات عمومی، سرمایه‌گذاری در دوره‌های بازیابی اقتصاد کلان را شناسایی کرده‌اند.
اگرچه بسیاری از این مثال‌های فوق، از روی ضرورت بوجود آمده‌اند، اما با این حال نهادهای بخش عمومی در حال حاضر از تأثیر تصمیم‌گیری مبتنی بر داده بر روی ساکنان، کارکنان و نهادهای دیگر، آگاهی پیدا کرده و به دنبال بهره‌برداری از آن هستند. جاسازی داده‌ها و تجزیه‌وتحلیل‌ها در هسته عملیات می‌تواند به بهینه‌سازی منابع دولتی با هدف قرار دادن آن‌ها به طور مؤثرتر کمک نموده و کارمندان دولت را قادر سازد تا تلاش‌های خود را معطوف به فعالیت‌هایی کنند که بیشترین آورده را به همراه دارد.
در این گزارش، بررسی می‌کنیم که چگونه دولت‌های ایالتی و محلی از تصمیم‌گیری مبتنی بر داده و استراتژی‌های معتبر داده‌محور به منظور غلبه بر موانع مشترک، بهره‌مند می‌شوند. هم چنین در این مجال به بحث پیرامون شش عاملی که بهه سازمان‌های بخش عمومی کمک کرده‌اند تا تکامل داده‌ها و تجزیه‌وتحلیل‌های خود را تسریع کنند، خواهیم پرداخت.
نیاز به داشتن اهرم قدرت داده[1] در نهاد دولت
یادگیری مهارت تصمیم‌گیری بر پایه داده، برای دولت‌های محلی و ایالتی به مزایای فراوانی منجر می‌شود. این مهارت، به دولت‌ها امکان می‌دهد تا در نهادهای دولتی و سازمان‌ها و نیز در محیط خارج از بخش عمومی به بهترین نحو از داده‌های خود استفاده نموده و درنتیجه آن به شهروندان خدمات بهتری ارائه دهند. برای رسیدن به این مهم، باید مزایای استفاده از داده‌ها را به‌درستی درک و بسترهای مورد نیاز برای بهره‌برداری از آن‌ها را فراهم کرد. این رویکرد از توانمندسازی دولت‌های محلی و ایالتی به منظور بهبود کیفیت خدمات عمومی و بهبود زندگی شهروندان حمایت می‌کند.
از نگاه درون سازمانی استفاده از رویکرد تصمیم‌گیری بر مبنای داده، به دولت‌ها این قدرت را می‌بخشد تا به طور شفاف و آنی، اطلاعات مورد نیاز درباره معیارهای اصلی موفقیت را به دست آورده و با استفاده از این اطلاعات، هنگامی که پروژه‌ها یا اولویت‌های یک دپارتمان یا سازمان نیاز به توجه فوری دارند، به‌صورت سریع، واکنش نشان دهند. به این ترتیب، دولت‌ها می‌توانند با بهره‌گیری از داده‌ها، به بهترین شکل ممکن از منابع خود استفاده کرده و خدمات بهتری را به مردم ارائه دهند. منابع کاری روزانه کارمندان دولت، با استفاده از ابزارهای داده و تحلیل موردنظر، می‌تواند تقویت و بهبود یابد. این ابزارها می‌توانند در موقعیت‌های تنش‌زا مانند واکنش به شیوع یک بیماری، بهره‌وری و کارایی سازمان را افزایش دهند. از این رو، در یک جمع‌بندی می‌توان بیان داشت که دولت‌ها قادرند با بهره‌گیری از این ابزارها، به بهترین شکل ممکن از منابع خود استفاده کرده و در ارائه خدمات به مردم، سعی و جهد خود را به میان آورده تا بهترین و پیشرفته‌ترین روش‌ها را به کار گیرند.
با ایجاد یک پلتفرم داده قوی در نهاد دولت، بستری برای عموم فراهم می‌شود تا به داده‌های خود (مانند اطلاعات مالی و اسناد دولتی) دسترسی داشته باشند و بتوانند با استفاده از ابزارهای مشترک و کارآمد، با سازمان‌های دولتی ارتباط برقرار کنند. این رویکرد، به مردم امکان می‌دهد تا از داده‌های خود به بهترین شکل ممکن استفاده کرده و با دولت به صورت آگاهانه و مطمئن همکاری نموده و به آن‌ها اشتراک بگذارند.
این پلتفرم، به دپارتمان‌های محلی، سازمان‌های جامعه‌محور و تشکل‌های مذهبی نیز اجازه می‌دهد تا به عنوان واسطه و میانجی بین دولت و شهروندان، مشارکت و هماهنگی لازم برای پیگیری طرح‌هایی که به توسعه اجتماعی و اقتصادی منطقه کمک می‌کند را مهیا سازند. با این رویکرد، همه افراد و سازمان‌های مرتبط، با استفاده از یک پلتفرم مشترک، می‌توانند به بهبود محل زندگی خود و توانمندسازی ساکنان منطقه‌ی خود کمک کنند. از طریق بازخوردهای حاصل از اپلیکیشن‌هایی که برای شهروندان طراحی شده‌اند، دولت می‌تواند اطلاعات مفیدی را دریافت کرده و از آن‌ها برای بهبود فعالیت‌ها و برنامه‌ریزی‌های آتی خود استفاده کند. بدین گونه، دولت می‌تواند در راستای بهبود ارائه خدمات اجتماعی خود، درست بر اساس نیازها و تجربیات مردم، گام‌های محکمی بردارد.
برای تصمیم‌گیری‌هایی که بر اساس داده و اطلاعات تحلیلی انجام می‌شود، در گام اول لازم است که بر اساس اطلاعات موجود و در دسترس، برنامه‌ای جهت استفاده بهینه از داده و تحلیل آن‌ها وجود داشته باشد. در واقع، بهبود استفاده از داده‌ها و تحلیل‌های مرتبط، به معنای تقویت اهرم قدرت داده در نظام تصمیم‌گیری است. با این رویکرد، تصمیم‌گیری‌های مبتنی بر داده، بر اساس اطلاعات دقیق و به‌روز صورت می‌پذیرد. درک دقیق و جامعی از مرحله فعلی بلوغ یک سازمان و موقعیت آن در طیف کلی رشد (بر اساس مشاهده نمودار و بخش “چهار مرحله از سیر تکامل داده‌ها و تحلیل‌ها”)، می‌تواند به عنوان منبعی بسیار مفید، اطلاعات مهمی را در راستای توسعه پایدار و ماهرانه ابزارهای داده و تجزیه‌وتحلیل، فراهم کند.
با این حال، استراتژی داده‌های هوشمند نیز با چالش‌های اجتناب‌ناپذیری مواجه است، از انتخاب محصول مناسب گرفته تا اطمینان از این‌که ابزارهای جدید می‌توانند با سیستم‌های موجود سازگر و ادغام شوند. در هر مرحله از رشد سیستم‌های داده‌ای و تجزیه‌وتحلیل، موانعی وجود دارد که رویکردهای ریسک‌گریز، عملکردهای تثبیت‌شده، کاستی‌های زیرساختی و توافقات استفاده از داده‌ها که مقوم سیستم‌های مجزا بوده را دربرمی‌گیرد. برخی از سازمان‌های دولتی و محلی با اجرای برنامه‌های انتقالی و سرمایه‌گذاری برای جاسازی داده‌ها و استفاده از تجزیه و تحلیل در هسته نحوه کار خود، توانسته‌اند با موفقیت از چالش‌هایی که در این زمینه با آن‌ها مواجه بودند، عبور کنند.
به علاوه، در نظر گرفتن طیف وسیعی از فناوری‌های پیشرفته که در مراحل مختلف توسعه قرار دارند، می‌تواند هم جذاب و هم گیج‌کننده باشد. فضای جهانی داده و تجزیه و تحلیل به دلیل بهره‌مندی از فناوری‌های نوظهور که در بالا ترین سطح بخش تحلیل تجویزی بوده و همچنین نوآوری‌های مستمر ارائه‌شده توسط پیشگامان صنعت و شرکت‌های نوپا، به سرعت در حال تحول و تکامل است. در حالی که برخی دولت‌های ایالتی و محلی آماده پذیرش چنین فناوری‌های پیشرفته‌ای هستند، اغلب سازمان‌های دولتی هنوز هم می‌توانند فرصت‌هایی جهت به‌کارگیری ابزارهای داده ساده‌تر و در دسترس‌تر بیابند.
چهار مرحله از سیر تکامل بلوغ داده و تحلیل
هر مرحله از مسیر رشد و تکامل در حوزه داده و تجزیه‌وتحلیل نهادهای عمومی، پیچیدگی بیشتری را به همراه دارد و از رویکرد توصیفی به سمت تجزیه‌وتحلیل تجویزی و پیش‌نگرانه حرکت می‌کند.
- خلق یک ایده: تحلیل‌گری اختصاصی، بینش واضحی را در بخش‌های مختلف سازمان به ارمغان می‌آورد. با وجود این‌که تجمیع داده‌ها در بخش‌های مختلف سازمان، بعضی از اطلاعات و بینش‌های مفید را در اختیار قرار می‌دهد، اما به نظر می‌رسد که ارزش داده به عنوان یک دارایی مهم، به طور کامل در سطح سازمانی درک نشده و در خطوط اصلی سازمان به کار گرفته نمی‌شود. به عنوان مثال، کارگران قادر به بهره‌گیری بهینه از داده‌های موجود نیستند. اشتراک‌گذاری داده در سطوح مختلف و بین سازمان‌ها با مشکلات جدی روبرو است.
- ارزش‌آفرینی: این سازمان، حمایت قوی و پرقدرت از سوی رهبران ارشد را دارا می‌باشد که به وضوح نشان از تمرکز آن‌ها بر روی توسعه و بهبود قابلیت‌های داده و تجزیه‌وتحلیل است. خطوط اصلی و مقدم این سازمان، به طور فعال و مؤثر از داده‌ها برای تصمیم‌گیری‌های خود استفاده می‌کند، اما متأسفانه در سراسر سازمان، استفاده از داده‌ها در تصمیم‌گیری‌ها به صورت ناکافی و در سطوح فرعی سازمان و محدود به بخش‌های خاص سازمان می‌شود. این مسئله هنوز به صورت کامل حل نشده و نیازمند اقداماتی برای بهبود استفاده از داده‌ها در سطح کلان سازمان و یک گذار با ثبات از سطح خرد است.
- ایجاد یا دستیابی به تناسب: تجزیه‌وتحلیل داده‌ها با تخصیص منابع اختصاصی، سرمایه‌گذاری و تعهد سازمانی اولویت بندی می‌شوند. یک مرکز ارزشیابی و تعالی سازمان در خصوص تصمیم‌گیری‌های مبتنی بر داده در مقیاس وسیع و سطح کلان فعالیت می‌کند. در این سازمان، به استعدادهای مختلف فرصت توانمندسازی داده می‌شود، تا بتوانند به بهترین نحو در زمینه استفاده، پذیرش و تأثیرگذاری داده‌ها تمرکز کنند.
- داده‌محور و تحلیل‌محور شدن: در این سازمان، فناوری قابل اعتماد و انعطاف‌پذیر، به داده‌ها این امکان را می‌دهد تا به عنوان یک دارایی استراتژیک عمل کنند. بنابراین با هماهنگی و یکپارچه‌سازی بین عملکردها، سیستم‌های مجزا بین دستگاه‌های مختلف دولتی، مناطق و نهادهای واسط از بین می‌روند. تصمیم‌گیری‌های مبتنی بر بینش و یادگیری (هردو از طریق انسان و ماشین) به عنوان یک معیار عمومی در فرآیند تصمیم‌گیری‌ها به کار می‌روند.
شش عامل درجهت تسریع تکامل داده‌ها و تحلیل‌ها
شش عامل کلیدی و مؤثر در بهبود و تسریع فرآیند بلوغ داده و تجزیه‌وتحلیل در سازمان‌های عمومی شناسایی شده‌اند. موفقیت‌های سازمان‌های عمومی در این زمینه، مثال‌های خوبی برای این عوامل مذکور هستند که می‌توانند به عنوان یک چارچوب شناخته شده برای رشد و بهبود فرآیند تجزیه‌وتحلیل داده‌ها در سازمان‌های عمومی مورد استفاده قرار گیرند.
1- تعیین اولویت‌ها براساس استراتژی دولت یا سازمان
بهترین رویکرد برای داده و تجزیه‌وتحلیل در هر سازمان عمومی، هماهنگی با اهداف استراتژیک کلی و تأثیرات اجتماعی مورد نظر سازمان مذکور است. در برنامه‌های دولتی یا سازمانی با اولویت‌های متعدد، ممکن است به سختی تشخیص داده شود که چه مواردی از اهمیت بالاتری برخوردارند و چه مواردی فرعی هستند. با این حال، با توجه به اصل تفکیک موارد و تمرکز بر اهداف اصلی، می‌توان به راحتی نسبت به تمایز میان موارد مهم و فرعی اقدام و تمرکز بر اولویت‌ها را حفظ کرد. زمان و تلاش متمرکزشده بر مسائل و حوزه‌های مهمتر و اساسی که در آن‌ها تجزیه‌وتحلیل می‌تواند به طور معناداری بر تصمیم‌گیری‌ها و نتایج تأثیرگذار باشد، درقالب یک چشم انداز واضح، تضمین شده است. یک چشم‌انداز قوی و روشن، می‌تواند آشکارا نشان دهد که کدام موارد از تحلیل داده‌ها می‌توانند نتایج بیشتر و مفیدتری را به دنبال داشته باشند و برنامه‌ریزی‌های لازم برای داده‌ها و فناوری‌های بنیادی که برای این تحلیل‌ها نیاز هستند را ارائه بدهد.
برای نمونه، یک ایالت اطمینان حاصل می‌کند که استراتژی داده‌های آن بر روی داده‌های خاص جهت حل چالش‌های سازمانی در حوزه‌های سیاستی شناسایی‌شده، متمرکز بوده و به طور پیوسته با اولویت‌های تعیین‌شده از سوی فرماندار ایالت همسو است. این ایالت با توجه به اهمیت حل مسائل و چالش‌های حیاتی در حوزه‌های مختلف، برنامه‌ریزی کرده است تا منابع تحلیلی خود را در مجموعه‌ای از حوزه‌های اولویت‌دار استراتژیکی همانند امنیت عمومی و عدالت کیفری، مسکن و بی‌خانمانی، توسعه بازار نیروی کار و بهبود کووید-۱۹ به کار گیرد.
2- نمایش (اثبات) موفقیت زودهنگام در راستای قدرت‌آفرینی
تحولات بزرگ داده و تحلیل‌های مرتبط، به ویژه در صورت محدودیت منابع مالی، می‌تواند چالش‌برانگیز و دلهره‌آور باشد. برای دستیابی به اهداف استراتژیک، صاحبان قدرت می‌توانند به جای تلاش برای ایجاد یک تحول گسترده و طولانی‌مدت در سطح سازمانی، با شروع کار از پروژه‌های کوچک و رعایت اصل تدریج، تحرک‌های لازم را ایجاد کرده و با دریافت حس کامیابی از توفیقات ابتدایی، در گام بعدی به پیشرفت و توسعه کارهای بزرگ‌تر بپردازند. دستیابی به موفقیت‌های اولیه، می‌تواند به عنوان یکی از روش‌های کارآمد در جهت ایجاد انگیزه و اشتیاق در سراسر سازمان، به کار رود. با ایجاد ارتباط مؤثر در سراسر سازمان، موفقیت‌های زودهنگام می‌توانند به عنوان یک عامل محرک برای ایجاد تحولات مرتبط با داده و تحلیل، مورد استفاده قرار گیرند.
در یکی از ایالت‌ها، وزارت بهداشت تصمیم گرفت تغییرات مربوط به داده و تجزیه‌وتحلیل را به صورت پیوسته و به مرور زمان اعمال کند. برای شروع، بخش مواجهه کودکان با سرب انتخاب گردید. این بخش به این دلیل انتخاب شد که با اهداف بخش مربوط به بهبود سلامت کودکان همسو بود، وابستگی های متقابل نسبتا کمی با بخش‌های دیگر داشت، و دارای یک رهبری داده‌محور، الهام‌بخش و با انگیزه بالا بود. در طول چندین هفته، یک تیم چندمنظوره شامل رهبران برنامه و کارشناسان تحلیل داده، با یکدیگر هماهنگی کرده و بر روی اهداف و شاخص‌های کلیدی خود تمرکز کردند تا ابتکاراتی را که بتواند بیشترین نتیجه را در پی داشته باشند، شناسایی کرده و سپس به مفهوم‌سازی داده‌ها و تحلیل‌های لازم برای اطلاع‌رسانی در مورد راه‌حل‌ها بپردازند. این فرآیند اولیه در جهت ایجاد راهبرد آگاهانه و پیشرفت‌خواهانه در زمینه کاهش تماس کودکان با سرب صورت پذیرفت.
پس از ساختن نمایه‌های داشبورد برای سطوح مختلف دولت (مثل وزارت بهداشت، دفاتر بهداشت محلی و شهرداری‌ها و دفاتر شهری، شهرستانی و ایالتی)، این نمایه‌ها برای جمع‌آوری داده‌ها و تجزیه‌وتحلیل‌ها در سراسر سطوح ایالتی و محلی به اشتراک گذاشته شدند. این راهکار و سرعت ارائه آن، علاقه بخشی را از بخش‌های دیگر وزارت بهداشت به خود جلب کرد تا به همین روش عمل کنند و از زیرساخت مرکزی مانند دریاچه داده بهره‌مند شوند. به این ترتیب، اطلاعات و تحلیل‌ها درون یک محیط مشترک مرکزی مدیریت می‌شوند و در سطوح مختلف دسترس‌پذیر هستند.
3- با یک مرکز عالی داده و تجزیه‌وتحلیل، پیشگام باشید
با در نظر گرفتن ترکیب پیچیده‌ای از تخصص‌های برنامه‌ریزی و اجرایی مورد نیاز جهت تحول داده‌ها و تحلیل‌ها، رهبران محلی و ایالتی می‌توانند یک مرکز متمرکز بر داده و تحلیل با نام “مرکز عالی داده و تجزیه‌وتحلیل” تأسیس کنند. این مرکز به عنوان یک مرکز تخصصی، می‌تواند فضایی برای همکاری و هماهنگی مؤثر در حوزه تحلیل داده‌ها فراهم آورد و به پیشرفت در این زمینه کمک شایانی نماید. مرکز عالی داده و تجزیه‌وتحلیل(CoE)[2] عموماً متشکل از یک تیم تخصصی است که به ویژه در مراحل اولیه بلوغ داده‌ها و تحلیل‌ها، می‌تواند از طریق هماهنگ‌سازی و استخدام دانش فنی در تسریع نتایج مساعدت کند. برای نمونه، CoE می‌تواند برنامه راهبردی اولیه را توسعه دهد، ارتباطات را با چشم‌انداز آژانس یکپارچه سازد و یک نقشه راه راهبردی برای داده‌ها و تحلیل‌ها منتج از آن را گردآوری و اولویت‌بندی نماید. با گذشت زمان، CoE قادر است تا مجموعه گسترده‌تری از عملکردها را انجام دهد (به مطلب ذیل”عملکردهای تکمیلی مرکز عالی داده و تجزیه‌وتحلیل” که در ادامه به آن پرداخته شده، مراجعه کنید).
با توجه به پتانسیل گسترده دامنه‌ی فعالیت آن، یک مرکز عالی داده و تجزیه‌وتحلیل، ممکن است نیازمند گردآوری یک مجموعه متنوع از نقش‌ها و توانمندی‌ها باشد، که دربرگیرنده رهبر تیم تحلیل مرکزی، تحلیل‌گران حوزه کسب‌وکار، مترجمان، دانشمندان داده، مهندسان داده، کارشناسان تصویرسازی داده و مهندسان پشتیبانی فنی (سرورها) می‌شود. تداخل نیازها، ظهور چالش‌های نوظهور و تغییر اولویت‌ها منجر به تغییر ترکیب و ساختار مرکز عالی خواهد شد. در طول زمان، با رفع نقاط ضعف سایر نهادها و روبه‌رو شدن با چالش‌های جدید، مرکز عالی داده و تجزیه و تحلیل می‌تواند به شکلی بهتر و کارآمدتر ظاهر شود. در همین باره، ممکن است انتخاب طرحواره‌های عملیاتی مکمل زیادی وجود داشته باشد که در رابطه با نقش‌ها و مسئولیت‌ها، در نظر گرفته شده و چگونگی ارتباط مرکز عالی هر نهاد با تیم‌های مشابه در بخش‌های دیگر دولت ایالتی را تعیین می‌کنند.
واحد داده و تجزیه‌وتحلیل سیاست‌ها و آمارهای ایالت کنتیکت به عنوان یک مرکز عالی تجزیه‌وتحلیل عمل می‌کند. این گروه به صورت متمرکز و مخصوص برای حمایت از نیازهای داده‌ای و تحلیل آن‌ها برای نهادهای دولتی طراحی شده است. فعالیت‌های اصلی این واحد شامل مواردی نظیر داده‌های باز (انتشار و تصویرسازی داده‌ها)، یکپارچه‌سازی داده‌ها (برای مثال، شناسایی منابع داده‌ها و ارتباط یا تطابق داده‌ها)، تجزیه‌وتحلیل‌ها (مانند توسعه استراتژی یا نقشه راه مورد استفاده)، نقشه‌برداری و داده‌های مکانی، اتخاذ اقدامات بهینه، هماهنگی و تسهیل‌سازی عملیاتی می‌باشد. این گروه چندمنظوره (میان‌وظیفه‌ای) از سازمان‌های متعددی پشتیبانی کرده و چشم‌اندازی کلی از داده‌ها و تحلیل‌ها ارائه می‌دهد.
عملکردهای تکمیلی مرکز عالی داده و تجزیه‌وتحلیل(SoE)یک مرکز عالی داده و تحلیل می‌تواند در طول زمان وظایف متعددی را در یک سازمان و یا در ارتباط با چند سازمان انجام دهد: · تنها منبع حقیقت: ایجاد اطمینان و تسهیل در مباحث مرتبط با حفظ حریم خصوصی داده‌ها، فناوری اطلاعات، صاحبان داده‌ها و تعیین تعاریف و استانداردهای روشن و قابل درک برای داده‌ها، از موارد کلیدی خواهد بود. · ناظر و کارپرداز داده: ایجاد شبکه میان داده‌های موجود در نهادهای مختلف؛ طراحی نحوه استخراج، تبدیل و بارگذاری داده‌ها و ایجاد حافظه سازمانی برای تحلیل‌ها، از کارویژه‌های مهم در این قسمت است. · متولی نقشه راه: بروزرسانی اولویت‌ها و توانمندی‌ها به منظور اطمینان از پیشرفت مداوم تحلیل‌ها در راستای دستیابی به نتایج استراتژیک · مهد و مرکز اطلاعات: ایجاد جامعه‌ای فعال به منظور ارتقاء مداوم بهترین شیوه‌ها در میان روش‌های چابک عملیاتی، ابزارها و تجزیه‌وتحلیل ها · آموزش‌دهنده: آموزش سایر نهادها به منظور ایجاد، تنظیم و تحکیم یک مبنای شفافیت در حوزه داده و تحلیل مرتبط با آن |
4- رشد دامنه فعالیت از طریق اصول عملیات چابک
با آغاز به کار یک نهاد دولتی در مسیر تکامل داده و تجزیه‌وتحلیل خود، تعداد موارد کاربردی که باید ایجاد شده یا توسعه داده شده و نیز مقیاس‌پذیر شوند، به احتمال زیاد سریعاً روندی صعودی به خود خواهد گرفت. در این لحظه، اهمیت “راهبرد چگونگی” به همان اندازه “هدف چه‌چیزی” برجسته می‌شود و نهاد دولتی ممکن است نیازمند بهره‌مندی از مدل عملیاتی چابک باشد. این رویکرد می‌تواند برای گروه‌ها بستر پیشرفت پایدار را از طریق زنجیره موارد کاربردی در چارچوب زمانی محدود و با استفاده از اسپرینت‌ها (طرح‌های کوتاه‌مدت) به ارمغان آورد.[3] این مدل همچنین قادر بوده تا امکان انعطاف‌پذیری و پاسخگویی بیشتر را فراهم سازد و این ویژگی‌ها به خصوص در شرایط اضطراری مانند همه‌گیری کووید-۱۹ ارزشمند و گران‌سنگ هستند.
در یک مورد، اداره وسایل نقلیه موتوری (DMV) در یک ایالت بزرگ آمریکا در بحبوحه همه‌گیری کووید-۱۹، به دلیل عوامل متعددی از جمله افزایش نرخ خدمات رانندگی تجاری، قیمت فزاینده خودروهای دست دوم و راه‌های جدید برای کسب درآمد از شناسه‌های دزدیده شده مانند پرداختی‌های بیکاری در کرونا، با چالش‌های فراوانی مواجه شد و شاهد افزایش شدید فعالیت‌های کلاهبرداری بود. در واکنش به این موضوع، دایره تحقیقات اداره وسایل نقلیه موتوری (DMV) تلاش بزرگی را برای بهره‌برداری از مجموعه داده‌های متفاوت این ایالت، آغاز کرد؛ به امید شناسایی خطراتی که ممکن است بازرسان مبارزه با فساد تشخیص نداده باشند.
به منظور فعال‌سازی این قابلیت، آن‌ها یک مدل عملیاتی جدید را توسعه دادند که بر روی چابکی متمرکز بود. گروه‌ها به منظور اتصال به یک پرتفوی در حال رشد از منابع داده داخلی و خارجی، اسپرینت‌های سریع مهندسی داده را عملیاتی کردند تا این ارتباط را برقرار کنند. با استفاده از این روش کاری نوین، اداره وسایل نقلیه موتوری (DMV) توانسته است به طور پیوسته اطلاعات جدیدی را ارائه داده و واکنش به این اقدامات و پاسخگویی را به افراد لایق مرتبط واگذار نماید. استفاده فزاینده و بهبودیافته از تجزیه‌وتحلیل‌های مبتنی بر اصول عملیاتی چابک، افزایش بیش از 55 درصدی در شناسایی کلاهبرداران، کاهش بیش از 50 درصدی نرخ تشخیص تقلب مثبت کاذب (نتایجی که به اشتباه نتیجه مورد انتظار را درست نشان می‌دهد، درحالی که در اصل نتیجه غلط است)، بهبود تجربه کارکنان با استفاده از ابزارهای مدرن برای مبارزه با فساد و در نهایت بهبود تجربه کاربری ساده‌شده برای شهروندان را به همراه داشت.
5- سرمایه‌گذاری در بنیادی‌ترین بخش فناوری‌های مدرن
توانایی یک سازمان دولتی برای دستیابی به آرمان‌ها و جاه‌طلبی‌های تحلیلی خود تا حد زیادی به اتخاذ فناوری مناسب جهت پشتیبانی از آن بستگی دارد. با این وجود، رهبران سازمان‌های عمومی ممکن است به زیرساخت‌هایی که قدیمی بوده، یکپارچه نیستند و بسیار پیچیده‌اند، عادت کرده باشند. برای مثال، یک بخش دولتی تقریبا ۱۲۵ برنامه کاربردی سازمانی را در ۱۵ بخش اجرا می‌کرد که اکثر آن‌ها درون‌سازمانی (در محل خود سازمان و عموماً در دیتا سنتر آن) بودند و هیچ روشی برای به اشتراک‌گذاری داده‌ها یا دیدگاه‌ها با یکدیگر نداشتد. محدودیت‌های ناشی از تأمین مالی تعریف‌شده، باعث شده بود تا سرمایه‌گذاری در سیستم‌های جداگانه در عوض زیرساخت فناوری مشترک تقویت شود. این ایالت، هدفی را در پیش گرفته است که با یکپارچه‌سازی داده‌ها در سطح بخش‌ها و سازمان‌ها، نگاهی جامع و مانع به جمعیت‌هایی که از برنامه‌های بهداشت عمومی متنوعی مانند واکسیناسیون و برنامه مادران و نوزادان (WIC) بهره‌مند می‌شوند، به دست آورد. بهبودهای انجام شده در حوزه داده و تجزیه‌وتحلیل در ایالت مذکور، منجر به کاهش قابل توجه درخواست‌های تکراری شده و باعث شکل‌گیری فرصت‌های بسیار خوبی برای انتخاب راهکارهای پیشرو و نوآورانه در حوزه ذخیره‌سازی ابری در سطح سازمانی گردیده است. این نوآوری‌ها و ابتکارات افزایش بهره‌وری و صرفه‌جویی در هزینه‌ها را به دنبال داشت. این بخش دولتی، همچنین به جای ساخت راه‌حل‌های سفارشی برای خود، از نرم‌افزارهای از پیش ساخته‌شده و خدمات اَبری نرم‌افزار (SaaS)[4] استفاده کرد.
6- شناسایی اصولی موانع ساختاری و عبور از آن‌ها
دستگاه‌های عمومی معمولاً با موانع ساختاری در پیشبرد تکامل داده‌ها و تحلیل‌ها مواجه می‌شوند. یک گزارش از مؤسسه جهانی مک‌کینزی نشان داد که در یک بازه پنج ساله، تنها 10 تا 20 درصد از ارزش بالقوه داده‌ها و تحلیل‌ها در بخش عمومی به دلیل موانعی همچون بخشی‌سازی و پراکندگی داده‌ها در واحدها و سازمان‌ها و همچنین فقدان استعدادهای تحلیلی (افرادی که دارای مهارت‌ها و توانایی‌های لازم برای تحلیل داده‌ها و استفاده از تجزیه‌وتحلیل در بخش عمومی هستند)، جذب شد و به ثمر نشت.[5] در بخش دولتی، تلاش‌های بیشتری برای جذب و نگه داشتن استعدادهای تحلیلی[6] و داده‌ای صورت می‌گیرد و در عین حال، قراردادها اغلب نیازمند تعهد چندساله هستند که این موضوع خود، مانع از ایجاد یک ساختار فناوری چابک و ادغام فروشندگان فناوری و ارائه‌دهندگان خدمات داده می‌شود. افزون بر آن، اختصاص منابع مالی در راستای پیشبرد داده‌ها و تحلیل‌ها ممکن است به جای ساخت زیرساخت‌های بنیادی، برای استفاده برنامه‌ای خاص در محلی دیگر، در نظر گرفته شود.
به رسمیت شناختن و مدیریت نظام‌مند این موانع سازمانی و راهکارهای برون‌رفت از آن، در مراحل اولیه تکامل رشد داده‌ها و تحول در تجزیه‌وتحلیل، اهمیت شایان توجه‌ای دارد.[7] برای نمونه، یک ایالت، همکاری‌های جدیدی با مؤسسات دانشگاهی محلی شکل داد و برنامه‌ای را معرفی کرد که در آن دانشمندان داده و استعدادهای با انگیزه به صورت تخصصی آموزش می‌بینند که هدف غایی از این اقدام، شبکه‌سازی گروهی ماهر و مشتاق از متخصصان داده و تحلیل بود. در همین جهت، یک مرکز تجزیه‌وتحلیل داده در یکی از ایالت‌ها، برای تحلیل‌گران، یک برنامه آموزشی میدانی و جلسات تخصصی راه‌اندازی کرد تا تحلیل‌گران با سطوح توانمندی متفاوت را در پیشرفت مهارت‌هایشان حمایت و پشتیبانی کند.[8]
با اتکا به تجربه و دانش بشری، می‌توان نتیجه گرفت، سازمان‌هایی که با شناختی دقیق به موانع رشد داده و تحلیل می‌پردازند، آن‌ها را به طرز واضحی برجسته می‌سازند و به صورت سامان‌مند آن‌ها را بررسی می‌کنند، احتمالاً در غلبه بر این محدودیت‌ها کامیاب‌ترخواهند بود. سازمان‌ها به طور معمول با چالش‌های متنوعی مواجه می‌شوند؛ از جمله دشواری در دسترسی به افراد متخصص، برقراری حاکمیت داده به شکل مؤثر، مقابله با محدودیت‌های قراردادی و یا تطبیق با ساختار سازمانی خود. با این حال، زمانی که آن‌ها با دقت مشخص کنند و بدانند موانع خاصی که پیشرفتشان را محدود می‌کند چیست، آنگاه قادرند استراتژی‌ها و برنامه‌های عملی را طراحی کرده و با موفقیت بر موانع غلبه کنند که برای این مهم، حمایت مادی ومعنوی از سوی مدیریت ارشد نیز، امری حیاتی است.
با گذشت مطالب فوق، حال در پایان خاطرنشان می‌شود که این شش عامل می‌تواند به تقویت سریع نهادهای بخش عمومی که به دنبال تسریع قابلیت‌های خود و پیشرفت در تکامل داده و تحلیل هستند، کمک قابل توجهی کند. این عوامل به هیچ وجه از پیچیدگی‌ها و درهم‌تنیدگی‌های حوزه‌ها و زمینه‌های خاصی که سازمان‌های بخش دولتی ممکن است با آن‌ها مواجه شوند، فرونمی‌کاهد. در عوض، عوامل مذکور، رویکردی را پیشنهاد داده که نهادهای بخش عمومی بدون داشتن وسواس و خودکم‌بینی نسبت به قابلیت‌های فعلی‌شان، برای اطمینان از این‌که تجزیه‌وتحلیل‌های برآمده از داده‌هایشان، اطلاعات، تصمیمات و خروجی‌های معنی‌داری را به بار آورده، به این مسیر گرایش پیدا کرده و این رویکرد را برگزینند.
نویسنده: اسدالله زندوکیلی
[1] اصطلاح “قدرت داده” به توانایی یک سازمان یا نهاد جهت مدیریت و بهره‌برداری موثر و کارآمد حجم بزرگی از داده‌ها برای اهداف مختلفی مانند تحلیل، تصمیم‌گیری و نوآوری اشاره دارد. این اصطلاح به داشتن زیرساخت‌ها، ابزارها و تخصص لازم برای کار با مجموعه‌های پیچیده داده‌ها و استخراج اطلاعات از آن‌ها اشاره می‌کند.
[2] data and analytics center of excellence
[3] “پنج نشان تجاری سازمان‌های چابک”، مکینزی، 22 ژانویه 2018.
[4] الگویی تجاری برای عرضه نرم‌افزار به کاربر نهایی که در آن نرم‌افزار در قالب خدمات به مشتری ارائه می‌شود.
1 ارزش‌سنجی میان سال‌های 2011 تا 2016 برای سازمان‌های بخش عمومی در بازارهای توسعه‌یافته؛ “عصر تجزیه‌وتحلیل: رقابت در دنیای داده‌محور”، مؤسسه جهانی مکینزی، 7 دسامبر 2016.
[6] دنی کلارک، مارسی جیکوبز، مگان مک کانل و سارا تاکر-ری، “تغییر رویکرد دولت آمریکا برای استخدام استعدادهای دیجیتال”، مکینزی، ۹ سپتامبر ۲۰۲0.
[7] سرعت شتابان داده‌ها و تجزیه‌وتحلیل، 18 مارس 2021.
[8] جسیکا کان، “دروسی برای رهبری: استفاده از داده‌ها برای تصمیم‌گیری در حوزه بهداشت عمومی”، مکینزی، ۱۶ آگست ۲۰۲2.
